Zoom, tutorial de la mejor herramienta para webinars y videoconferencias

La irrupción de Internet en nuestras vidas ha revolucionado la forma en que nos comunicamos. Aplicaciones de mensajería instantánea, redes sociales y correo electrónico son solo algunas de las utilidades que forman parte de nuestro día a día.

En el plano profesional, el auge de los negocios online posibilita tener clientes en cualquier lugar del mundo. El hándicap es que las personas no nos solemos fiar de lo que no vemos, por eso las videoconferencias son la mejor herramienta para romper esa barrera mental.

Hasta ahora, todo el mundo utilizaba Skype. Sin embargo, han surgido alternativas muy interesantes a la conocida plataforma de Microsoft.

Además, la formación online está de moda. Webinars, clases y cursos están a la orden del día. Para esta tarea, se suelen utilizar plataformas específicas, véase WebinarJam.

¿Qué te parecería si te dijera que existe una herramienta con la que puedes hacer videollamadas, webinars y videoconferencias?

Esa plataforma existe y su nombre es Zoom.

Qué es Zoom

Zoom es una plataforma que permite realizar videoconferencias, chatear e impartir webinars de forma rápida y sencilla. Con esta herramienta podrás hacer videollamadas y concertar reuniones y entrevistas con tus clientes, alumnos y amigos.

Es una herramienta muy potente con la que te ganarás la confianza de potenciales clientes, podrás entrevistar a referentes de tu sector y dar soporte a los alumnos de tu curso o plataforma de membresía.

Zoom es la aplicación que utiliza por ejemplo Omar de la Fuente para sus entrevistas a cracks. De hecho, la conocí gracias a él en un post en el que hablaba de vender servicios por Internet.

Otros referentes del sector como Miquel Baixas la han empleado para el reciente lanzamiento de su Escuela de Nuevos Negocios. Su integración con Facebook Live es una de sus mayores ventajas respecto a su competencia.

Web de Zoom

Su versatilidad la convierten en una herramienta multiusos para todos los profesionales de Internet. Cumple la papeleta para un lanzamiento, una sección de entrevistas, una sesión de venta… Y lo que haga falta.

Funcionalidades de Zoom

Como te puedes imaginar por lo que te estoy contando, las funcionalidades de Zoom son muchas y muy útiles. Desde hacer una simple videollamada o compartir tu pantalla, hasta cambiar el fondo que tienes detrás o utilizar una pizarra virtual.

Programar una reunión

Esta funcionalidad te permite crear una reunión y dejarla en stand by hasta que llegue el momento de celebrarla. Ponle un título, un día y una hora. Puedes crear un recordatorio y enviar el enlace al resto de participantes.

Grabar la reunión

Puedes grabar la reunión por si luego quieres volver a visualizarla o enviársela a todas las personas que estén presentes o se hayan apuntado a la sesión. Por defecto, se guarda en tu ordenador. En los planes de pago, tienes la opción de almacenarla también en la nube.

Compartir pantalla

Una funcionalidad realmente interesante. Permite mostrar al resto de participantes lo que aparece en tu pantalla. Además, puedes elegir qué programa se muestra de todos los que tienes abierto. Por ejemplo, el navegador. Puedes elegir si solo puede compartir una persona al mismo tiempo o varias y si solo puede compartir el anfitrión o todos.

Pizarra virtual

Relacionada con lo anterior, puedes habilitar una pizarra en blanco para escribir o dibujar lo que estimes oportuno. Muy útil para reforzar una explicación. Sus funciones están disponibles también cuando compartes la pantalla.

Chat

Elemento clave en cualquier reunión online entre varias personas, especialmente en los webinars o clases. En este tipo de videoconferencias, suele haber uno o varios ponentes, por lo que es bueno hacer partícipes a los oyentes y que puedan intervenir a través de un chat. Puedes elegir si quieres que los participantes chateen en privado o que todas sus intervenciones sean públicas.

Modo lado a lado

Esta opción muestra al mismo tiempo la pantalla compartida y el vídeo de tu webcam. De este modo, puedes enseñar a hacer algo sin que te pierdan de vista.

Gestión de los participantes

Zoom cuenta con una gestión de los participantes bastante completa. Desde habilitar y deshabilitar el audio y el vídeo hasta hacer hospedador a alguno de ellos. También puedes hacer que se muestre su vídeo permanentemente para que intervenga, chatear con él o expulsarlo de la reunión.

Fondo virtual

Curiosa utilidad que permite colocar una imagen digital detrás de ti. No es necesario que utilices un croma para ello, pero sí que es recomendable que lo que tengas detrás sea de un color uniforme, como una pared.

Esta funcionalidad es utilizada por algunos bloggers para realizar entrevistas, ya que aparece la pantalla dividida y en la parte superior e inferior puedes poner añadir una imagen previamente creada con tu nombre (o el de tu proyecto), el del entrevistado y tu URL.

Integración del calendario

Puedes vincular Zoom con aplicaciones de calendario como Google Calendar, Outlook, Exchange. De esta forma, recibirás notificaciones de tus próximas reuniones y mejorarás tu organización y productividad.

Transmisión en directo por Facebook Live y YouTube

Esta es una funcionalidad premium sumamente interesante. Los directos en redes sociales están de moda. Y no es casualidad y es que queremos conocer a las personas que están detrás de cada proyecto.

Zoom posibilita realizar un streaming en Facebook y en YouTube directamente desde su interfaz. Basta con elegir la opción en su panel de herramientas.

Para poder acceder a ella, tienes que contratar los seminarios web o uno de los planes de pago más el complemento “seminarios web en vídeo”.

Planes y precios

Zoom, como multitud de herramientas hoy en día, funciona bajo el modelo freemium.

Esto significa que hay una opción básica de la herramienta que puedes utilizar gratis. Si quieres contar con funcionalidades añadidas o con más potencia (en este caso, más tiempo de reunión), tienes que contratar una de las versiones de pago.

Hay un total de 4 planes de precios:

  • Basic: esta es la versión gratuita. Incluye videoconferencias con hasta 100 participantes, videollamadas (reuniones 1 a 1) ilimitadas y todas las funcionalidades que hemos comentado salvo el streaming. Su principal inconveniente es que las reuniones grupales están limitadas a 40 minutos.
  • Pro: la opción más razonable si vas a emplear Zoom como soporte para tus cursos online o para impartir webinars. Incluye todas las opciones del plan Basic, más mayor control sobre los usuarios, informes, ID personalizada, grabación en la nube y duración ilimitada de todas las reuniones. Tiene un precio muy competitivo de 13,99€ al mes.
  • Business: el plan dirigido a pequeños negocios. Incluye todo lo anterior más soporte telefónico exclusivo, dirección URL de reunión personalizada, inserción de la marca de la compañía, tablero administrativo y correo electrónicos personalizados. Requiere un mínimo de 10 anfitriones, por lo que su precio sería 18,99€ al mes por un total de 10 anfitriones = 189,90€ mensuales.
  • Enterprise: pensado para grandes empresas. El número de participantes se incrementa hasta los 200. Sus principales ventajas son almacenamiento ilimitado en la nube y un gerente de Zoom dedicado al éxito del negocio. Requiere un mínimo de 100 anfitriones, por lo que su precio se dispara hasta los 1.899€ mensuales.

Planes y precios de Zoom

En todos los planes de pago puedes solicitar un aumento del número de participantes hasta un máximo de 500. Este extra lo puedes contratar anualmente o solo durante el mes (o los meses) que vayas a tener más afluencia de participantes.

También puedes solicitar otros extras como los seminarios web, el almacenamiento ilimitado en la nube o las salas de reuniones separadas (Zoom Rooms).

Resumiendo, si tienes un negocio unipersonal o eres una pequeña empresa puedes empezar probando la versión gratuita y luego pasar al plan Pro, que no tiene límites de uso. Si en algún momento puntual necesitas emitir en Facebook Live o albergar más participantes, contratas el extra correspondiente.

Tutorial en español sobre Zoom

Ya hemos visto cuáles son las principales funcionalidades de Zoom y sus precios. Ahora es el momento de aprender a utilizar el programa para poder sacarle el máximo partido.

Crear una cuenta

El proceso de creación de una cuenta es el estándar. Entras en su página web, y te registras haciendo clic en el botón azul.

Te pedirá un correo electrónico y una contraseña. A continuación, te llegará un email de confirmación a tu bandeja de entrada. Haces clic en el enlace y ya tienes tu cuenta de Zoom creada y verificada.

Todo listo para empezar a funcionar.

Panel de control y configuración

Una vez hecho esto, te redirige a una pantalla en la que puedes iniciar una reunión de prueba o ir a tu cuenta. Vamos a elegir esta segunda opción.

En tu panel de control tienes un montón de ajustes que te explico en el vídeo que tienes un poco más abajo. Podrás configurar a tu gusto el funcionamiento de la herramienta.

Panel de control de Zoom

Es posible que al principio no sepas muy bien si marcar o no una casilla. Te recomiendo hacer una configuración inicial sencilla y conforme vayas aprendiendo a utilizar el programa, volver a los ajustes a ver si necesitas cambiar algo para mejorar tu experiencia y la de los participantes. Lo mismo ocurre con la configuración de la propia reunión.

Vamos a ver todo esto en el videotutorial que tienes al final del artículo.

Comenzar una reunión

Ahora puedes comenzar la reunión de prueba para familiarizarte con la interfaz y comprender el funcionamiento de la Zoom.

Para iniciar una reunión, basta con loguearte en la web y hacer clic en “Ser anfitrión de una reunión”. Ahí puedes elegir si quieres encender o no la webcam o solo compartir la pantalla. Elijas lo que elijas, luego lo vas a poder cambiar, así que no te preocupes.

También puedes comenzar una reunión desde la aplicación de escritorio.

Interfaz y opciones de una reunión

Cuando comiences una reunión en Zoom te encontrarás con su interfaz. Es bastante sencilla e intuitiva pero, como todo, requiere un tiempo de aprendizaje. Voy a tratar de acelerar ese proceso contándote cuáles son los elementos que la componen.

Vista de galería: es el modo de visualización en el que ves a todos los participantes de la reunión. La pantalla se divide en un máximo de 50 cuadros en los que se ve a cada persona si tiene la webcam encendida. Si no, se ve un recuadro gris con su nombre.

Vista del hablante: en este modo solo ves al hablante o su pantalla si ha hecho uso de la función “compartir pantalla”. En la parte superior ves a algunos participantes en unos recuadros bastante pequeños.

Micrófono: sirve para encender y apagar el audio, para elegir el micrófono que deseas utilizar y para configurarlo a tu gusto.

Vídeo: sirve para encender y apagar el vídeo, para elegir la webcam que deseas utilizar y para establecer todos los ajustes que desees.

Invitar: puedes invitar a otras personas a participar en la reunión a través de la URL o de la ID de la reunión.

Participantes: puedes ver quiénes están dentro de la reunión y si tienen o no el audio y el vídeo activados. Si eres anfitrión podrás activarlos o desactivarlos a tu antojo.

Compartir pantalla: aquí es donde puedes compartir la pantalla de tu dispositivo. También viene incluida la posibilidad de activar una pizarra virtual con la que reforzar tus explicaciones.

Chatear: este elemento de permite acceder al chat para comunicarte a través del texto con el resto de participantes. El anfitrión puede elegir si los miembros pueden comunicarse entre ellos o si todas las conversaciones son visibles por el resto de usuarios.

Grabar: activando este botón puedes grabar la sesión. Puedes pausarla y reanudarla cuando desees. También puedes pararla del todo.

Finalizar reunión: aquí puedes dar por finalizada la reunión.

Interfaz de Zoom

Estas son las opciones que ofrece la interfaz de Zoom, la cual se simplifica aún más si haces clic en “Cambiar a pantalla completa”. La ventaja es que te centras más en el hablante, su pantalla o el resto de usuarios; la desventaja, que el resto de funciones (chat, participantes) se abren en una ventana emergente y no en un lateral.

Mi recomendación es que en las reuniones cara a cara habilites la pantalla completa y en las reuniones completas no lo hagas y maximices la ventana para que Zoom ocupe toda la pantalla de tu ordenador, pero sin perder de vista el chat ni los participantes.

Unirse a una reunión

Hemos visto cómo iniciar una reunión cuando tú eres el anfitrión. Ahora vamos a ver lo que tienes que hacer para unirte a una reunión que ha creado otra persona.

Para crear una reunión es necesario que tengas una cuenta en Zoom y que instales el programa o accedas a través de la plataforma online. Sin embargo, para unirte a una reunión, no es necesario que estés registrado ni logueado.

Esta es una gran ventaja, ya que te puedes poner en contacto con tus clientes sin necesidades de que tengan un perfil en Zoom.

Tienes cuatro formas de unirte a una reunión:

  • A través de un enlace sin descargar nada: normalmente te lo envían por email, aunque podrían ponerlo en redes sociales, webs o cualquier plataforma online.
  • A través de un enlace descargando el programa: igual que la opción anterior, pero descargando y ejecutando el programa en tu ordenador.
  • Insertando la ID de la reunión en la web: si te dicen la ID o te mandan el enlace, puedes poner este identificador en el apartado de la web de Zoom que pone “Entrar a una reunión” y listo.
  • Insertando la ID de la reunión en la aplicación de escritorio: si has instalado el programa en tu ordenador, tablet o smartphone, lo abres e introduces la ID de la reunión.

Llevamos más de 2.000 palabras y puede que estés un poco saturado de tanta información. Está genial que conozcas las funcionalidades de Zoom, pero lo realmente importante es que aprendas a utilizarla. Por eso he grabado un vídeo muy completo.

Hay bastantes en YouTube pero son bastante breves, están desactualizados y la inmensa mayoría están en inglés. Siempre se agradece tener un tutorial en español. Puedes visualizarlo cuantas veces quieres, pararlo y volver atrás siempre que sea necesario.

Si una imagen vale más que mil palabras, un vídeo vale más que mil imágenes.

¿Qué te ha parecido Zoom? ¿La conocías? ¿Te animas a probarla?

10 comentarios en “Zoom, tutorial de la mejor herramienta para webinars y videoconferencias

  1. puedo grabar una webinar ( seminario web) y luego dar acceso a la grabación durante un tiempo limitado, como si fuera una sesión de zoom en directo? cómo?
    Gracias

  2. Buen día, hay alguna presentación en Power Point dónde se de información general sobre la aplicación? Gracias. Saludos.

  3. buenas tardes quiero saber si adquiero el paquete PRO por un mes hay clausula de permanencia o simplemente con no cancelar el próximo se desactiva.

    • Hola, Carolina. No hay cláusula de permanencia. Puedes cancelar tu suscripción cuando lo desees. Saludos.

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